Modèles d'e-mails

Cette fonctionnalité est incluse dans les plans Professionnel et Entreprise.

La fonctionnalité des modèles d'e-mail vous permet d'envoyer des e-mails à vos répondants en fonction de leurs réponses sélectionnées ou d'un quiz / score d'enquête. C'est une excellente façon de garder vos répondants engagés! Les modèles d'e-mail sont vraiment utiles, car chaque e-mail peut être personnalisé en fonction des réponses ou du score de chaque répondant grâce aux variables d'éditeur.

Les variables de l'éditeur se réfèrent aux données d'enquête, aux champs ou aux questions et réponses de votre enquête. En tapant le nom de la variable, vous pouvez personnaliser votre email sans avoir à configurer différents emails pour chaque répondant.

Par exemple, si vous insérez la variable *|q1_response|*, elle sera remplacée par la réponse que le répondant a entrée pour la première question. Donc, si la question 1 demandait leur nom, et que vous écrivez "Cher *|q1_response|*", l'email va maintenant répondre aux répondants par leur nom, par exemple, Cher Jean-Claude. Ou si votre première question demandait des informations, vous pouvez montrer aux répondants comment ils ont répondu à la question.

Dans ce guide, vous allez apprendre à configurer des modèles d'e-mail et à spécifier quand ils doivent être envoyés.

1 Créer votre questionnaire

Commencez par vous connecter. Commencez par créer votre sondage. Consultez nos guides de démarrage rapide pour un quiz, une évaluation et un sondage si vous avez besoin d'un coup de main!

Maintenant que vous avez rédigé votre questionnaire, parcourons les étapes nécessaires pour configurer les courriels qui seront envoyés aux répondants une fois le questionnaire rempli.

2 Configurer le texte du modèle d'e-mail

Rendez-vous sur l'onglet Options supplémentaires.

Faites défiler jusqu'à la section Logique de questionnaires et cliquez sur Modèles d'e-mail.

Maintenant, cliquez sur Créer un modèle d'e-mail et vous êtes sur le point de créer votre premier!

Vous devrez remplir ces champs:

1. Nom - Remplissez le nom de votre modèle. Assurez-vous qu'il contienne le but ou la signification de l'email  afin que par la suite il soit clair quel email vous souhaitez envoyer dans quelle situation.

2. Objet - Ce que les destinataires de l'objet voient avant d'ouvrir le mail. Vous pouvez choisir d'entrer le titre de l'enquête en entrant la variable *|survey_title|*

3. Adresse de l'expéditeur - Tapez l'adresse e-mail que vous souhaitez utiliser pour envoyer les e-mails. Le courriel envoyé par notre application sera envoyé par [email protected]. Si vous souhaitez une adresse e-mail personnalisée en tant qu'adresse d'expéditeur, certains paramètres DNS (Domain Name System) vous sont requis. Contactez [email protected] pour plus d'informations. L'adresse de réponse sera la même que l'adresse à partir de laquelle l'e-mail a été envoyé. Votre adresse e-mail sera donc l'adresse de réponse uniquement si vous avez configuré les paramètres DNS.

Conseil: Si vous n'avez pas configuré les paramètres DNS, il est conseillé de mentionner dans l'e-mail les personnes à contacter si elles le souhaitent, car si elles cliquent simplement sur "Répondre", l'e-mail ne sera pas envoyé à votre adresse.

4. Nom de l'expéditeur - Entrez votre nom pour rendre l'email plus personnel. Vous pouvez également entrer le nom de l'entreprise.

5. Destinataire - Entrez l'adresse e-mail du destinataire, manuellement ou en utilisant la variable qui indique où dans l'enquête vous avez demandé leur adresse e-mail. Pour trouver votre variable, cliquez sur l'icône [] dans l'éditeur de texte enrichi dans le corps du texte. Choisissez votre variable dans le menu déroulant, puis coupez-le et collez-le dans la boîte des destinataires.

6. Corps - C'est le texte de l'email. Vous pouvez choisir les informations que vous souhaitez inclure et vous pouvez également inclure des liens. Rendez votre email plus attractif en formatant votre texte (voir ce guide plus d'infos) et en incluant les variables de l'éditeur. Ajoutez un fichier média à votre message pour l'animer!

Conseil: Ajoutez des variables dans le corps de votre courriel pour le personnaliser en fonction des réponses des répondants. Vous pouvez leur donner des conseils en fonction de leurs réponses, leur dire quelles sont les mesures à prendre maintenant ou leur montrer un aperçu de ce qu'ils ont écrit.

Veuillez noter que les variables de contact ne peuvent être utilisées que si vous avez configuré des contacts dans Mes contacts. En outre, ces variables de contact sont principalement utilisées lors de la configuration des invitations par email.

3 Ajouter les règles

Quand l'e-mail que vous venez d'écrire devrait-il être envoyé? Une fois que vous avez rempli tous les champs dont nous venons de parler, vous trouverez la section où vous pouvez programmer l'e-mail et créer des règles pour l'envoi de l'e-mail.

Les règles vous permettent de créer votre propre logique derrière l'enquête ou le quiz. Vous pouvez créer des règles en fonction des réponses aux questions ou aux données des contacts.

Planifier l'e-mail - spécifiez le calendrier du modèle d'e-mail. Combien d'heures après que le questionnaire ait été rempli voulez-vous que les répondants reçoivent l'email? Quand c'est encore frais dans leur esprit ou plutôt quand ils commencent déjà à l'oublier ... tout dépend de vous! Utilisez les flèches entourées ci-dessous pour planifier l'envoi. Cette fonctionnalité est uniquement disponible sur les plans Enterprise et ReportR.

En avant! Cliquez sur la flèche pour choisir les critères de votre règle.

Vous pouvez maintenant spécifier pour quelle réponse donnée vous voulez que l'email soit envoyé, ou à certains contacts, ou ajouter quelques règles supplémentaires et faire votre propre combinaison. Regardons les options en détail:

1. Utilisez les menus déroulants pour créer vos règles. Lorsque vous sélectionnez une option dans chaque liste déroulante, une nouvelle boîte apparaît pour vous permettre de choisir la partie suivante de la règle.
2. Ajoutez des conditions à la règle en cliquant sur le bouton +. Si vous devez supprimer une condition, cliquez sur -.
3. Indiquez si la condition s'ajoute à (et) ou au lieu de (ou) la première condition que vous avez créée.
4. Utilisez les menus déroulants pour assembler la condition suivante.
5. Ajouter une autre règle. Vous verrez une boîte apparaître sur la gauche où vous pouvez choisir et / ou. Indiquez si cette règle s'ajoute à la première règle (et) ou seulement si les conditions de la première règle ne sont pas remplies (ou).

Conseil: Si vous avez configuré des conclusions, vous pouvez choisir un conclusion comme critère d'envoi du modèle de courrier électronique. Choisissez le conclusion dans le menu déroulant, puis sélectionnez ce que le résultat doit ou ne doit pas être égal pour que le modèle de courrier électronique soit envoyé. Vous pouvez définir le conclusion comme critère unique ou comme critère supplémentaire, comme indiqué ci-dessous. Dans cet exemple, nous avons cliqué sur le bouton violet + et ajouté que le courrier électronique devait être envoyé si les réponses aux critères de question ET aux critères de conclusion étaient remplies.

Assurez-vous de cliquer sur Appliquer lorsque vous avez fini de créer votre modèle d'e-mail.

Conseil: Vous pouvez créer autant de modèles d'e-mails que vous le souhaitez ... voulez-vous écrire un e-mail totalement différent à ceux qui, par exemple, ont obtenu tous les points sur le quiz? Cliquez sur Créer un modèle d'e-mail et suivez les mêmes étapes pour créer un e-mail de félicitations uniquement pour les meilleurs répondants! De plus, si vous êtes sur le plan Entreprise, vous pouvez également envoyer un courrier électronique basé sur la valeur d'une formule. Plus d'informations sur les formules ici.