PDF Planner

Deze functie is opgenomen in het ReportR-plan. Neem contact met ons op voor meer informatie.

Wilt u regelmatig een PDF-rapport naar bepaalde contactpersonen verzenden? Teamleden een wekelijks rapport sturen? De marketingafdeling elke zondag e-mailen met een rapport? Dan is de handige PDF-planningsfunctie precies wat u nodig hebt! De rapporten die door de planner worden verzonden, zijn geaggregeerde rapporten met totale gegevens (in tegenstelling tot gepersonaliseerde rapporten met persoonlijke informatie).

Stel om te beginnen uw PDF-rapport van begin tot eind in met behulp van widgets om het rapport te ontwerpen met alle grafieken, tabellen en tekst die u wilt opnemen.

Een belangrijk verschil bij het maken van dit rapport in vergelijking met een gepersonaliseerd rapport, is dat alle variabelen die u opneemt gemiddelden van antwoorden moeten zijn, in plaats van een variabele van een enkel antwoord te gebruiken. Als u gepersonaliseerde variabelen zou opnemen, bevat het rapport alleen gegevens van de laatst ontvangen reactie in plaats van alle geaggregeerde gegevens.

Nadat u uw PDF-rapport hebt ingesteld, oplettend dat u geen gepersonaliseerde variabelen heeft opgenomen, is het tijd om de PDF-planner in te stellen.

U vindt deze functie in het tabblad Delen van de ReportR-opties:

Klik op Planner en u zal deze opties te zien krijgen:

1. Aan - selecteer uw lijst met contactpersonen in de vervolgkeuzelijst. U kunt hier geen e-mailadressen invoeren; je hebt alleen de optie om een contactenlijst te kiezen. Zorg er dus voor dat je alle lijsten die je nodig hebt al in Mijn Contacten hebt ingesteld.
   
2. Van - typ hier de naam en het e-mailadres van de afzender.
3. Wanneer - klik op de vervolgkeuzelijst en kies de frequentie van het verzenden: dagelijks, eenmaal per week op een specifieke dag of op de eerste dag van elke maand. Kies alsook het uur waarop uw rapport moet worden verzonden (in uw tijdzone).
4. Onderwerp - typ hier uw onderwerp. Maak het kort en bondig zodat uw contactpersonen weten waar de e-mail over gaat.
5. Bericht - hier kunt u het hoofdgedeelte van het bericht invoeren. U kunt de editorpictogrammen gebruiken om het uiterlijk van de tekst te wijzigen of links, emoticons en meer toe te voegen!
6. Filter - klik op de paarse + knop om een filter toe te voegen om aan te geven dat de e-mail alleen moet worden verzonden als aan een bepaald criterium is voldaan. Dit kan bijvoorbeeld zijn wanneer het introductieveld gelijk is aan "Marketing". Dan zal alleen de marketingafdeling het rapport ontvangen. Houd er rekening mee dat er al lijsten moeten zijn gemaakt in Mijn contacten en zorg ervoor dat deze overeenkomen met de filter, bijvoorbeeld een lijst van de contactpersonen van de marketingafdeling.
7. Voeg 'Plan rapport e-mail' toe - klik op deze knop om de geplande e-mail op te slaan en toe te voegen aan de planningslijst (onderaan).

Als u een paar geplande rapport-e-mails wilt verzenden vanuit hetzelfde PDF-rapport dat u hebt gemaakt, voert u eenvoudig de stappen 1-7 opnieuw uit. Dit kan handig zijn als u rapporten met een afzonderlijk bericht naar verschillende teams wilt verzenden.

U vindt elk van de geplande rapporten onderaan het scherm, onder de titel Planningen. Hier kunt u ervoor kiezen om rapporten uit te schakelen door de actief-knop in en uit te schakelen of op Beheer te klikken om terug te gaan naar de editor en details te wijzigen.

Elke keer wanneer er een geplande e-mail wordt verzonden, wordt er slechts 1 PDF-download aan uw maandelijkse PDF-limiet toegevoegd. Zodra de e-mail is ontvangen, kunnen de contactpersonen het rapport zo vaak als ze maar willen uit de bijlage downloaden.