Mes Contacts

Cette fonctionnalité est incluse dans les plans Professionnel et Entreprise.

Tout ce que vous devez savoir sur la création de vos contacts! Ce guide vous dira comment:

1. Ajouter des contacts
2. Créer des groupes de contacts
3. Apporter des modifications à vos contacts
4. Que faire ensuite

Les contacts sont les personnes que vous invitez à participer à un questionnaire ou à une campagne. Votre groupe de contacts est la liste des personnes à qui vous enverrez une invitation par questionnaire.

Créer des contacts offre un certain nombre d'avantages:

• Avant de lancer votre questionnaire ou votre campagne, le téléchargement de contacts vous permettra de créer un lien unique vers le questionnaire qui permettra au système d'identifier automatiquement le contact.
  
• Si la campagne comporte un certain nombre de questionnaires différents, les contacts seront dirigés vers les questionnaires actifs sans avoir à entrer leurs données personnelles à chaque fois.
• Vous pouvez suivre les progrès des contacts et pré-remplir certaines parties du questionnaire avec leurs données - c'est toujours une bonne idée de faire gagner du temps aux gens !

1 Ajouter des contacts

Sélectionnez l'onglet Mes contacts dans le menu principal. Vous pouvez ensuite choisir d'ajouter des contacts individuellement (cliquez sur l'icône de personne encerclée à droite) ou en téléchargeant un fichier .csv avec votre liste de contacts (cliquez sur Transférer des contacts). Le système attribuera automatiquement un identifiant unique à chaque contact.

1.1 Ajouter des contacts individuellement

Une fois que vous avez cliqué sur l'icône pour ajouter des contacts manuellement, une boîte de dialogue intitulée Nouveau contact s'affiche. Elle vous permet de saisir des informations pour Prénom et Nom, Adresse e-mail, Identifiant personnel et spécifier le groupe à laquelle ajouter le contact. Vous n'avez pas encore de groupe? Ne vous inquiétez pas, vous pouvez le configurer plus tard. Voir la section 2 pour tout savoir à ce sujet!

L'Identifiant personnel est un champ facultatif et peut être utilisé pour identifier le contact avec un ID de votre choix. Cela peut être un numéro d'employé ou un identifiant d'un système CRM interne ou d'une autre application.

Le groupe est utilisée lors de l'envoi d'une invitation au questionnaire à partir de l'application.

Cliquez sur Sauvegarder et fermer lorsque vous avez terminé.

1.2 Téléchargement de contacts à partir d'un fichier .csv

Dans une feuille Excel, entrez les informations des contacts dans les colonnes suivantes. C'est vraiment important de le faire dans cet ordre:

• Prénom
• Nom
• Adresse e-mail
• Identifiant personel - Si vous ne souhaitez pas entrer d'identifiant personnel, laissez cette colonne vide.
• Groupe

Voici un exemple de comment configurer la feuille de calcul avec les colonnes dans le bon ordre:

La spécification de la liste à laquelle appartient le contact vous permettra d'envoyer le questionnaire à une liste de personnes nommées. Si vous souhaitez ajouter un contact à deux groupes, séparez les groupes par un '|', par exemple List1|List2. La liste sera créée une fois que vous aurez téléchargé le fichier s'il n'existe pas encore.

Voici un exemple de comment spécifier si un contact doit faire partie de deux listes (ligne du haut) ou d'une liste (ligne du bas):

Si vous utilisez le plan Enterprise ou une version ultérieure, vous pouvez ajouter autant de colonnes que nécessaire, par exemple, ajouter des colonnes pour inclure des informations sur la société ou le rôle, comme indiqué ci-dessous:

Remarque: Assurez-vous que la rangée supérieure contient des titres. Le premier contact devrait être dans la deuxième rangée.

Une fois que tous vos contacts ont été entrés dans la feuille excel, enregistrez-les en tant que fichier CSV. Lisez ce guide d'aide pour plus de détails sur la conversion de fichiers Excel au format CSV.

Maintenant, revenons au téléchargement de vos contacts dans l'outil ... Cliquez sur le bouton violet Transférer des contacts.

Une boîte apparaîtra vous demandant de télécharger vos contacts. Cliquez sur Choisissez un fichier, sélectionnez le fichier que vous souhaitez télécharger, puis cliquez sur Télécharger et fermer. Le système téléchargera ensuite tout votre fichier de contacts.

2 Créer des groupes de contacts

 Un groupe peut être basé sur des départements, des zones, des entreprises, des fonctions professionnelles ou de toute autre manière que vous souhaitez regrouper des contacts pour envoyer les invitations au questionnaire.

Cliquez sur Nouveau groupe, donnez un nom à votre liste et cliquez sur Sauvegarder et fermer.

Vous avez maintenant deux options pour remplir votre liste: en sélectionnant des contacts existants ou en téléchargeant un fichier.

2.1 Ajouter des contacts existants à un groupe

Sélectionnez des contacts individuels en cochant la case à gauche de leur nom, puis cliquez sur le bouton dans le menu supérieur Ajouter au groupe.

Une boîte blanche apparaîtra et en sélectionnant la flèche vers le bas, vous serez en mesure de choisir la liste à laquelle vous souhaitez ajouter vos contacts.

Cliquez sur Sauvegarder et fermer et ils seront ajoutés.

2.2 Ajouter de nouveaux contacts au groupe

Si vous n'avez pas encore importé vos contacts, vous pouvez les ajouter immédiatement au groupe tout en téléchargeant votre fichier comme expliqué plus tôt.

3 Apporter des modifications à vos contacts

Une fois que vous avez téléchargé vos contacts, vous pouvez toujours y apporter des modifications.

1. Éditer votre contact - cliquez sur le crayon pour modifier les détails d'un contact particulier ou cliquez sur le "X" pour supprimer des contacts spécifiques. Le "..." vous offre la possibilité de les ajouter à une certaine liste ou de supprimer ce contact.
2. Sélectionnez les contacts à supprimer - cliquez ici pour supprimer tous vos contacts, ou sélectionnez certains contacts en cochant la case à côté de leur nom et ce bouton supprimera uniquement ceux que vous avez sélectionnés.
3. Télécharger les contacts - Télécharger tout les contacts. Cela peut être très utile si vous avez apporté des modifications aux coordonnées dans Survey Anyplace que vous avez importée et que vous souhaitez désormais disposer d'une version mise à jour.

4 Que faire ensuite

Une fois que vous avez mis en place tous vos contacts, vous aurez envie de les utiliser! Consultez ces 2 guides d'aide pour plus d'informations:

• Envoyer un sondage par email aux Contacts
• Envoyer un lien personnalisé aux contacts et suivre leur progression